Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet yritykseni (Hoitohuone Kehoyhteys) palveluita. Tarkempi kuvaus palveluista löytyy verkkosivuilta tai kysyttäessä.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan muun muassa:

  • miten yritykseni käsittelee asiakkaiden henkilötietoja
  • minkälaisia henkilötietoja yritykseni voi kerätä asiakkaista
  • mihin tarkoituksiin yritykseni voi käyttää asiakkaiden henkilötietoja
  • asiakkaan oikeuksia koskien keräämiämme henkilötietoja

Rekisterin ylläpitäjä

Hoitohuone Kehoyhteys (Y-tunnus: 3103197-7)

Rekisterin ylläpitäjä hallinnoi ja ylläpitää tässä tietosuojaselosteessa kuvattua asiakasrekisteriä itsenäisesti.

Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tausta

Asiakasrekisteriin kerätään asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Asiakkaiden henkilötietoja käytetään asiakkuuden hoitoon, yhteydenpitoon ja markkinointiin. 

Yritys käyttää henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen Vello palvelua, joka on Vello Oy:n tuottama ajanvaraus- ja asiakkuudenhoitojärjestelmä. Selvyyden vuoksi todetaan, että Vello Oy ei ole tässä kuvatun asiakasrekisterin ylläpitäjä vaan sen sijaan yritys on ns. henkilötietojen käsittelijä, joka on huolehtinut henkilötietojen käsittelijää koskevista vastuista asianmukaisella tavalla.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin kerätään asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä luovuttamat henkilötiedot, joita katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä asiakkaalta pyydetään seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Varauksen lisätiedot ja toiveet

Lisäksi yritys voi tallentaa asiakkaasta seuraavat tiedot asiakasrekisteriin:

  • Osoite
  • Asiakkaan yleistiedot koskien tarjottavia palveluita
  • Kuinka monta kertaa asiakas on jättänyt saapumatta paikalle sovittuna ajanvarauksena
  • Asiakkaalle myönnetyt alennukset
  • Lisätietoja, joilla asiakassuhteen aikana syntyneitä asiakastietoja pyritään hyödyntämään myös jatkossa asiakkaan hyväksi

Edellä mainitun lisäksi asiakkasta jää yritykselle tietoon ajankohta ajanvarauksesta sekä asiakkaan tunniste.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan, kun asiakas tekee ajanvarauksen joko Vello- palvelun kautta tai puhelimitse tai kun asiakas muulla tavoin luovuttaa yritykselle itsestään henkilötietoja. Lisäksi asiakkaasta voidaan tallettaa palvelun tarjoamisen yhteydessä lisätietoja, joilla pyritään varmistamaan laadukas palvelu myös jatkossa. Tällaisia lisätietoja voivat olla asiakkaalle soveltuvat palvelut ja tuotteet sekä muut asiakassuhteen kannalta olennaiset tiedot. Edellä sanotun lisäksi yritys voi kerätä verkkosivujensa käyttäjistä analytiikkatyökalujen avulla anonymisoitua käyttäjädataa. Yritys varaa myös oikeuden käyttää verkkosivuillansa evästeitä, jotka käyttäjä voi kieltää tyypillisesti selaimensa asetuksista.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan kaikissa tilanteissa lainsäädäntöä. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei liikkeessä työskentelevä rekisterinpitäjä siirry harjoittamaan elinkeinoaan ulkopuolisen liikkeen alaisuuteen. Edellä sanotussa tilanteessa siirtyvälle rekisterinpitäjälle voidaan luovuttaa kopio asiakasrekisteristä, jotta rekisterinpitäjä pystyisi myös jatkossa palvelemaan kanta-asiakkaitaan asianmukaisesti.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Asiakas ymmärtää, että hänen henkilötietoja käsitellään yhteistyökumppanimme tarjoamassa Vello- palvelussa. Asiakas suostuu, että hänen henkilötietoja saadaan Vello- palvelun kautta siirtää kolmansille tiedonkäsittelijöille, edellyttäen kuitenkin, että henkilötietojen siirto on toteutettu EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti. edellä sanottu sisältää oikeuden siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, edellyttäen kuitenkin, että tietojen siirtoon on kaikilta osin noudatettu EU:n tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Rekisterin suojaus

Yritys on järjestänyt rekisterin tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisiin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin tietotekniikan avulla ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.

Lähtökohtaisesti ainoastaan yrityksen omistajalla on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Lisäksi Vello Oy:n työntekijöille ja palvelun muille tietojenkäsittelijöille voi syntyä peruste käsitellä manuaalisesti rekisterin henkilötietoja, jotta Vello -palvelu voidaan tarjota yritykselle ja sen asiakkaille asianmukaisella tavalla. Vello Oy:n työntekijät ja Vello- palvelun muut tietojenkäsittelijät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin, joilla suojataan asiakkaan henkilötiedot lain edellyttämällä tavalla.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Yrityksen on samalla ilmoitettava rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Henkilö, joka haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö yritykselle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavassa varmennetussa asiakirjassa.

Tiedon korjaaminen

Mikäli henkilö havaitsee esimerkiksi tarkastusoikeutta käyttäessään, että rekisterin tiedoissa on puutteita tai virheitä, on henkilöllä oikeus pyytää yritystä korjaamaan tiedot asianmukaisiksi.

Muut oikeudet

Yritys pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Yritys sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Edellä sanotun lisäksi asiakkailla on oikeus kieltää yritystä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.